Se existe algo importante para um empresário, administrador, ou vários outros profissionais, esse algo é o tempo, principalmente para os que trabalham com prestação de serviço, pois além do tempo para suas próprias atividades administrativas, a sua matéria prima também é o tempo.
O tempo deve ser administrado de forma racional (claro!), e para isso o máximo possível de seus compromissos deve ser agendado com antecedência, para uma melhor organização da agenda, e consequentemente para que possa cumprir adequadamente os horários marcados com as pessoas que estarão envolvidas nas atividades.
Para poder gerenciar bem o tempo, podemos classificar os compromissos em dois tipos básicos: os rotineiros e os esporádicos. Sendo que os rotineiros são muito mais facilmente gerenciáveis, e uma boa forma de economizar tempo é ser objetivo e programá-los numa agenda diária, juntamente com os compromissos esporádicos, desta forma não perdendo tempo tentando lembrar o que fazer. Isso é organização pessoal, que veremos no próximo post, e que é imprescindível para a economia de tempo.
Existem inúmeras outras formas de economizar tempo, dependendo do tipo de negócio de sua empresa, mas por exemplo, se você sair da empresa para visitar clientes, tente fazer um roteiro, ou agrupar clientes de uma mesma região para visitar num mesmo dia, assim reduzirá imensamente o tempo e o custo de deslocamento.
Não tenha o pensamento que tudo é urgente, que você sempre deve correr atrás das coisas feito louco, do tipo “tirar o pai da forca”, porque isso não funciona. Você acaba não se planejando, esquecendo coisas e detalhes que vão fazer você perder mais tempo.
Em resumo, gaste tempo se planejando e se organizando para otimizar seu tempo.
1) Faça uma lista das suas atividades diárias, semanais, e mensais.
2) Agrupe as atividades por prioridade, as que são parecidas, ou que sejam num mesmo local geográfico.
3) Depois de fazer, risque da lista as atividades já realizadas, e outras anotações necessárias.
4) Periodicamente revise sua lista para que ela esteja sempre montada da forma mais eficiente possível.
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