quarta-feira, 17 de agosto de 2016

Você conhece o 5S?

O conceito 5S foi criado no Japão com a finalidade de iniciar o processo de qualidade na empresa através do básico que é a qualidade no ambiente de trabalho. O nome 5S se deve ao fato de que as palavras usadas originalmente para definir cada uma das partes do projeto começam com S.
O texto abaixo é apenas uma pequena parte de todo o conceito original, porém o mais importante veremos aqui. Este texto também está adaptado para a atual vida digital, tão presente em nosso dia a dia atualmente.

1. Seiri (Descarte)
“Tenha somente o necessário na quantidade certa; livre-se do que for inútil.”
Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. Só o que tem utilidade realmente é que deve estar disponível. Elimite tudo que for inútil e concentre-se no que é útil.
No caso de sua mesa, gavetas, armários, revise os papéis, caixas, livros, cadernos, etc. No seu micro, revise arquivos, textos, planilhas. Mantenha o disco “limpo” removendo tudo que for obsoleto. Guarde em backup aquilo que possa vir a ser útil novamente no futuro, ou o que você precise armazenar para fins de comprovação ou documentação.
Possíveis formas de backup atualmente são várias, como mídias óticas (CD-R, DVD-R), pendrives, drives na nuvem (como o Google Drive), etc. É importante também que o backup seja feito on-line (no caso de serviços na nuvem isso é possível), ou com a maior periodicidade possível, pois caso você precise recuperar o backup, não adiantará muito se os arquivos estiverem muito defasados. Caso precise de ajuda, consulte um técnico de informática de sua confiança.

2. Seiton (Arrumação)
“Tenha um lugar certo para cada coisa; casa coisa em seu lugar”
Este tópico prega a existência de um único, e bem determinado, lugar para cada coisa. Organize seu material. Não há muita diferença entre um documento (ou arquivo) que não existe e outro que existe mas que não pode ser recuperado quando necessário.
Em seu armário ou gaveta, mantenha os documentos e outros materiais organizados, empilhados, e devidamente identificados (com etiquetas) sobre a localização de acordo com cada assunto ou tipo de material. Em seu micro, mantenha uma estrutura organizada de diretórios e subdiretórios (pastas e subpastas).
Tenha à mão o que necessita para trabalhar sem interrupções e com eficiência. Após usar algum recurso seu ou comum (compartilhado com seus colegas), recoloque no local.

3. Seisoh (Limpeza)
“Mantenha o ambiente de trabalho limpo.”
Estar em um ambiente de trabalho limpo é muito agradável, porém não podemos depender totalmente da “tia” da limpeza para isso. Precisamos limpar nossas mesas, colocando na lixeira o que é lixo. Ao retirar impressões da impressora comum da empresa, se houver papel que pode ser reciclado, coloque-o no local adequado para isso, ou então diretamente na lixeira.
Mantenha seu computador limpo, tirando o pó do meio das teclas (utilize um pincel), da tela, do mouse, aparelho de telefone, etc. com produtos neutros e adequados para este fim.

4. Seikitsu (Asseio)
“Mantenha-se mantalmente asseado. Pense, concentre-se”
A qualidade do trabalho tem a ver com asseio, e para quem trabalha em escritório, o asseio mental é essencial. Concentre-se no que está fazendo, não deixe fatores externos tirarem sua atenção. Livre-se de outras preocupações e tente deixar os problemas pessoais o mais afastado possível enquanto estiver trabalhando. Isso tornará seu trabalho mais eficiente.

5. Shitsuke (Disciplina)
“Tenha disposição para o cumprimento de regras – ordem, rotina, aperfeiçoamento constante”
Prega a obediência a rotinas e a educação do ser humano como forma de atingir a melhoria contínua. A máxima deste “S” é a de que “somente a prática leva à perfeição”.
Crie rotinas. Até o trabalho mais “criativo” comporta rotinas. Lembre-se: só pode ser melhorado o que estiver padronizado. Descubra a maneira correta de proceder e faça sempre do mesmo modo (até que você perceba que pode ser ainda mais melhorado).


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