A importância do controle

Os números são muito importantes na gestão de uma empresa, porém estes números só nos servirão de fato se forem totalmente confiáveis e precisos.

Para que estes números sejam confiáveis e precisos é necessário que todos os lançamentos executados no sistema em todos os departamentos, mas principalmente na administração, sejam totalmente corretos e dentro dos padrões estabelecidos.

Uma regra básica para a utilização do sistema é: Tudo o que acontece no dia a dia da unidade precisa ser registrado no sistema.

Quando lançamos uma determinada informação no sistema, precisamos ter uma visão crítica e ampla para evitar erros e melhorar constantemente nossos procedimentos. É sua tarefa como administrador, zelar pela qualidade e exatidão das informações registradas no sistema em todos os departamentos da unidade.

Papéis da Administração e do Administrador

A administração é necessária em todo tipo de organização, pois é ela a responsável em criar um ambiente favorável para que cada especialista consiga atingir os objetivos propostos.

Assim, a administração precisa manter um contato estreito com cada departamento da empresa, permitindo e dando condições para que todos eles alcancem o máximo do seu potencial e assim a empresa como um todo atinja seu objetivo.

A administração de uma empresa envolve: planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz. Ser eficiente é alcançar um objetivo com o mínimo possível de recursos, ser eficiente é, com a mesma quantidade de recursos, atingir um resultado mais amplo que o inicialmente esperado. Ser eficaz é medido com o grau de qualidade em que os objetivos previamente estabelecidos são alcançados.

Cabe a administração a tarefa de pensar e definir objetivos, valores e metas a serem atingidos e resguardados.

Uma organização é composta de pessoas com conhecimentos, capacidades e habilidades variadas. Cabe a administração promover a comunicação e a interação necessária entre elas.

O papel do administrador consiste em fazer com que outros integrantes da organização executem as tarefas necessárias para obtenção das metas e dos objetivos previamente definidos.

O que é Administração?

“Administração é o ato de trabalhar com e através de pessoas para realizar objetivos tanto da organização quanto de seus membros”.

Existem três aspectos chaves que devem ser apontados nesta definição:

• Dar maior ênfase ao elemento humano na organização.
• Focalizar a atenção nos resultados a serem alcançados, isto é, nos objetivos e não apenas nas atividades.
• Incluir o conceito de que a realização dos objetivos pessoais de seus membros deve ser integrada à realização dos objetivos organizacionais.

Também existem outras definições:

“Administração é administrar a ação através das pessoas com objetivo bem definido”.

“Administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos”.

“A administração é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos”.

Resumindo, poderíamos afirmar que “Administrar é utilizar bem todos os recursos disponíveis, sejam financeiros, pessoais, estruturais, etc., para se atingir os objetivos da organização, de seus departamentos e de seus membros”.

Podemos traduzir administrar como “tendência para servir”, e “serviço” é a palavra chave para entendermos nossa missão. Talvez muitos pensem em palavras como mandar, governar, dirigir, etc, mas é um engano. A administração existe para servir, temos como missão proporcionar meios para que cada departamento atinja os objetivos da empresa. A liderança que não tem a missão de servir definitivamente não serve.

Sendo assim, a administração é o departamento que é responsável pelo bom desempenho de todos os outros departamentos. Uma boa comparação seria o motor de um carro. Cada peça é especializada em uma determinada função, assim como em uma empresa cada departamento é responsável por executar determinada atividade, a administração seria o óleo do motor, circulando por todas as peças, lubrificando cada uma delas, de forma que cada peça possa dar o melhor de si.